A Secretaria de Estado de Gestão, por meio da Superintendência de Arquivo Público, realizou nesta quarta-feira (05.12) a segunda edição do Workshop “Boas Práticas na Gestão de Documentos nos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso”. O evento reuniu servidores de diversos órgãos para troca de informações sobre as boas práticas desenvolvidas, os desafios e o planejamento de ações para o próximo ano.
Foram apresentados resultados positivos das secretarias de Fazenda (Sefaz), Meio Ambiente (Sema), Direitos Humanos (Sejudh), Segurança (Sesp) e Casa Militar, além de palestras sobre a importância da informação para a gestão de documentos e a experiência do Ensino a Distância (EaD) no Executivo.
Segundo a superintendente do Arquivo Público, Vanda da Silva, o evento mostra a importância da tecnologia na gestão de documentos. Na ocasião foi lançado o curso de Gestão de Documentos em EaD, que será promovido em 2019 em parceria com a Superintendência da Escola de Governo. A intenção é ampliar a capacitação de servidores que ocorre atualmente de forma presencial atingindo servidores do interior do Estado.
Outro projeto importante apresentado no evento foi o “Sigadoc”, que será implantado para tornar os processos dentro do governo inteiramente eletrônicos. O projeto é uma parceria do Arquivo com a Empresa Mato-grossense de Tecnologia da Informação (MTI). Inicialmente, serão exclusivamente digitalizados, os processos de férias dos servidores.
“Esse é o momento de encontro onde as secretarias podem mostrar as práticas que desenvolveram dentro das secretarias com a orientação do Arquivo como órgão central. Nós capacitamos, tiramos dúvidas, atendemos, e esse é o momento de mostrar efetividade dessas ações. Sem o trabalho conjunto a gestão de documentos não avançaria”, comenta a superintendente sobre o trabalho apresentado.
A superintendente lembra que os arquivos e documentos representam informações valiosas sobre o Estado, e devem ser manuseados e armazenados corretamente para garantir a sua preservação histórica.
Uma das participantes do evento, a servidora da Casa Militar, Maria Luísa Ratacaso, apresentou os avanços na gestão de documentos alcançados no último ano. Ela elogiou a troca de experiências com outros órgãos, que só foi possível graças ao encontro.
“Fizemos um curso, nos aperfeiçoamos e levamos esse conhecimento para trabalhar internamente mostrando aos colegas como deve funcionar o sistema, o passo a passo do início ao fim do processo”, conta sobre a gestão implementada.
Indicadores
A servidora do Arquivo Público, Lucineide Alves Ferreira, apresentou os avanços na gestão de documentos pela visão do órgão central. Ela conta que um dos indicadores monitorados é o Índice de Implementação da Política de Gestão de Documentos, que chegou a 67% em todo o poder Executivo.
Este índice é medido por meio de parâmetros, servidores capacitados, eliminações corretas de documentos conforme legislação, arquivos setoriais criados, entre outros.
Com a implantação do Business Intelligence (BI), em conjunto com a secretaria de Planejamento e o MTI, em 2016, atualmente é medida a taxa de congestionamento de documentos. Mesmo com o aumento de entrada de processos, esta taxa mostra que mais de 70% das demandas estão sendo atendidas.
“São indicadores que usamos para acompanhar como as demandas são atendidas. Quando há um protocolo significa que existe uma demanda, e quando esse protocolo é concluído, significa que a ação foi realizada”, explica.
