A abertura do “3º Encontro de Defensoras e Defensores Públicos de Mato Grosso” promovido pela Administração Superior do órgão, na manhã desta quinta-feira (19/5) – Dia da Defensoria Pública e do Defensor Público – contou com a presença maciça da categoria e foi marcado por declarações sobre a importância dos eventos presenciais, da troca de experiências e do debate para o aperfeiçoamento da atividade profissional. O evento segue até sexta-feira (20/5), com programação o dia inteiro, no Holiday Inn, em Cuiabá.
De manhã, dois integrantes da Administração mostraram os resultados de seus trabalhos ao longo de três ano e cinco meses, na que é a primeira reunião com todos, para falar da atividade fim, conhecer os passos da gestão e rever colegas e amigos, desde as restrições impostas pela pandemia, em 20 de março de 2020.
“Primeiro quero registrar a alegria de estarmos todos juntos de novo, tive um misto de alegria e saudosismo ao vê-los aqui. A nossa meta original era a de promover encontros semestrais e anuais para que esse contato possibilitasse a discussão de nossas atividades, o aprofundamento e o reforço de nossos vínculos, pois nada substitui o contato presencial. Mas com a pandemia, o plano foi suspenso. Agora, sejam bem-vindos e aproveitem a programação que fizemos”, disse o defensor público-geral, Clodoaldo Queiroz, na abertura.
Prestação de Contas – O primeiro subdefensor público-geral, Rogério Borges de Freitas, abriu as apresentações mostrando a evolução das atividades das unidades sob o seu comando, de 2019 até o dia primeiro de maio deste ano. Na sequência e de forma breve, a segunda subdefensora pública-geral, Gisele Chimatti Berna, apresentou as principais mudanças implementadas sob seu comando. Freitas começou agradecendo.
“Quero agradecer a Deus, em primeiro lugar, agradecer pois a Defensoria Pública foi uma das únicas instituições que não teve perda de membros e servidores na pandemia e também por Ele me permitir exercer a função para a qual fui indicado. Há três anos eu estava aqui e agora volto para prestar contas dos meus atos, do que me foi colocado como missão, missão técnica, de zelar com presteza e respeito pelo bem público e foi o que fizemos”, afirmou.
O primeiro defensor-geral explicou que gerencia três grandes áreas sob sua responsabilidade na Administração Superior: a Coordenadoria de Finanças, Contabilidade e Orçamento; a Coordenadoria de Administração Sistêmica e a Coordenadoria de Aquisições e Contratos. De todas elas, a primeira é a mais sensível, já que lá, afirmou, não pode haver erro.
“À frente dessas áreas fizemos 14.262 pagamentos, em três anos e cinco meses de gestão, é um volume muito grande, um processamento muito grande de trabalho. A Defensoria de Mato Grosso cresceu, mas mantemos o mesmo número de servidores e conseguimos fazer toda essa movimentação, num tipo de atividade, de uma coordenadoria. Ali, sistematizamos e ordenamos os procedimentos e identificamos e eliminamos gargalos que pudessem levar a erros”.
Casa Arrumada – Freitas informou que nos últimos três anos a equipe da Administração Sistêmica fez, entre outras funções, a regularização da escrituração contábil de todo o patrimônio da Instituição, trabalho exigido pelo Tribunal de Contas (TCE) por evidenciar incompatibilidade histórica entre a descrição e a posse dos bens. Essa equipe, ressaltou, é a mesma responsável em tratar com fornecedores, receber produtos e serviços, conferir se a entrega tem relação com o pedido, atestar e emitir notas para pagamento, gerenciar o patrimônio do órgão, o almoxarifado e a área de transporte.
“A Defensoria passou por uma idade das trevas lá atrás e até bem pouco tempo tínhamos vários problemas originados lá. Dois outros deles, por exemplo, regularizados por nós, eram a divergência contábil entre o extrato de nossa conta e o valor real que havia nela e os débitos antigos do condomínio do American Business, com confissão de dívida e tudo, mas não pagos. Fizemos um trabalho gigantesco para arrumar a casa. E das mudanças que fizemos, uma das que mais me orgulho foi a feita na área de Aquisições e Contratos”, disse.
Na unidade, o primeiro defensor-geral explica que foi criada uma central de cotações para ajustar a aquisição de bens e serviços à realidade do órgão, com base em seu orçamento; implantado o sistema web de integração de dados e feita a substituição dos processos físicos por virtuais.
“Nesses anos, implantamos o Portal da Transparência, o sistema Aplic de auditoria para alimentar, em tempo real, o sistema de prestação de contas ao TCE, regularizamos todas as pendências e agora, tudo funciona. Fizemos o nosso Regimento Interno, estabelecemos o uso de Estudo Técnico Preliminar para todas as modalidades de compras e todas as unidades criaram Instruções Normativas para nortear suas atividades, por setor, com base em diretrizes, padrões e regras. Nos capacitamos e oferecemos capacitação. Só eu fiz 113 cursos para estar nessa função. Fiz especialização e estou no mestrado”, disse.
Ele lembrou ainda que implantou o Plano Anual de Aquisições; os pregões virtuais, que geram economia e ampliaram a concorrência para todo o país; o Programa Piloto de Teletrabalho (PPTO) para os servidores, que já evidencia ganhos econômicos, de espaço e de produtividade. “Os avanços são imensos e por eles, agradeço primeiro ao Clodoaldo, pelo convite para que eu integrasse a sua administração e pela confiança; depois, à minha equipe, que é profissional, fenomenal e atenta”.
Contratações – Freitas mencionou as grandes contratações tecnológicas para auxílio da gestão e do atendimento ao público, tais como o programa de business intelligence (BI), sistema de chatbot, de computação em nuvem, o almoxarifado virtual, o serviço para operar a folha de pagamento e outros, como a manutenção do serviço de limpeza e a locação do um espaço único para unificar todo o atendimento do órgão em Cuiabá.
Gestão Funcional – A segunda defensora-geral falou da organização da vida funcional dos defensores públicos, por meio do estabelecimento de suas lotações, oficialização que garantiu segurança para que os profissionais trabalhassem, sem ameaça de remoção sem critérios. “A forma como as remoções eram feitas antes, a gente dormia numa comarca e acordava em outra, era motivo de muito sofrimento e desgaste pra mim. E foi uma das coisas que me comprometi a alterar, desde que cheguei aqui, e resolvemos”.
As promoções na carreira, movimento que para algumas classes não ocorria há anos, ela lembra que foram revisadas, ordenadas e executadas. E todo o processo ocorreu de forma transparente, por meio de processos eletrônicos nos quais os defensores podiam se candidatar e saber, entre outras informações, com quem concorria.
Gisele informou ainda que por dia, em média, emite 75 despachos em processos dos mais variados, em temas que exigem agilidade, mas também, segurança na legalidade das decisões. Ela lembrou que conta com o trabalho de uma equipe empenhada e que na coordenadoria da Gestão Funcional a servidora Karise Crivelli a auxilia na organização da vida funcional dos membros e servidores, de forma enérgica e com pulso firme.
“Promovemos uma quebra de cultura por meio da profissionalização e modernização dos processos e isso foi estendido para todos os procedimentos da Gestão Funcional, criamos rotinas e padronização de trâmites para tudo, solicitação de férias, licenças, abonos e atualmente estamos fazendo um levantamento e planilhando a averbação do tempo de serviço, para quando alguém quiser aposentar, estar tudo pronto”.
Área Fim – Além da atuação administrativa, a segunda defensora-geral lembrou que organizou o mutirão de revisão de processos na Penitenciária Central do Estado (PCE), com apoio de defensores de várias comarcas que executaram o trabalho. Estabeleceu as inspeções regulares no sistema prisional, a partir da criação de uma comissão permanente de defensores e que, tem acesso e repassa informações aos defensores sobre o cumprimento dos alvarás de soltura de presos sob a responsabilidade da Defensoria.
“É por essas ações que a Defensoria é reconhecida e respeitada. Iniciamos esses trabalhos e hoje, o Tribunal de Justiça pede para compor conosco. Agradeço ao Clodoaldo pelo convite em integrar sua administração, mesmo ele sabendo do meu temperamento, e lembro que em todas as minhas ações à frente do cargo, busco ser profissional, manter um padrão de conduta, utilizar métodos e parâmetros objetivos para prestar o melhor serviço a vocês a ao nosso público. Quem assumir essa vaga na próxima gestão, pegará o trabalho organizado”, concluiu.
A mesa de abertura do evento foi composta pelos integrantes da Administração Superior já mencionados, o corregedor-geral, Márcio Dorileo, a secretária executiva da DPMT, Luziane de Castro, o ouvidor-geral externo, Cristiano Preza, o diretor da Escola Superior da Defensoria Pública, Fernando Soubhia e a presidente da Associação dos Defensores e Defensoras Públicas de Mato Grosso, Janaína Yumi Osaki. Todos tiveram falas.
