Com a tecnologia disponível em todas as partes do mundo, os ficheiros PDF tornaram-se indispensáveis tanto para criar documentos quanto para editá-los. Com o PDF Guru, um criador de PDF online, você pode criar documento PDF e editá-lo como quiser. Certas técnicas e ferramentas podem tornar este processo mais suave. Aqui está um guia passo a passo sobre como criar documentos de qualidade profissional.
Criar um PDF on-line: Escolha um programa
A primeira etapa é selecionar uma ferramenta adequada para criar documento PDF e fazer as edições necessárias. Há várias opções disponíveis, cada uma com seus prós e contras. Considere suas necessidades específicas e descubra qual funciona de acordo com suas necessidades:
- acessar arquivos on-line sem instalar software;
- criar arquivos do zero;
- adicionar imagens ou anotações;
- combinar vários arquivos em um só;
- converter seus arquivos do Google Docs, planilhas e outros arquivos em PDF;
- assinar documentos.
Todas essas funções devem estar disponíveis em uma ferramenta adequada. Afinal de contas, você não quer ter que alternar entre um programa diferente para cada finalidade. Certifique-se de que o programa preserve a qualidade dos arquivos e mantenha os padrões de segurança. Isso é especialmente importante para financeiros em documentos PDF e relatórios confidenciais.
Adicione os elementos necessários
Depois de escolher o programa, explore como criar um documento em PDF. No editor on-line, encontre o botão “create PDF” (criar PDF). Você receberá uma página em branco. Comece a adicionar o conteúdo essencial ao seu PDF. O tipo de arquivo funciona com diferentes formatos e tipos de conteúdo:
- Texto. Use um tom de voz profissional e uma fonte adequada. Escolha entre Arial, Calibri ou Times New Roman.
- Títulos e subtítulos. Os documentos PDF permitem alterar o tamanho e a formatação do texto. Com sua ajuda, crie títulos e subtítulos, usando tamanhos de texto maiores. Para marcar detalhes importantes, aplique a formatação em negrito.
- Planilhas eletrônicas. Para resorts financeiros e acompanhamento do progresso, crie uma planilha estruturada.
- Imagens. Os arquivos PDF funcionam com JPG, PNG e outros tipos de imagem.
Por fim, você pode mover elementos e marcar detalhes importantes com um lápis digital. No entanto, certifique-se de que a aparência seja profissional.
Aplique a formatação
A formatação desempenha um papel fundamental para tornar seu PDF visualmente atraente e profissional. Sua empresa pode ter um manual de marca ou uma instrução pré-fabricada sobre como formatar arquivos. Podem ser fontes, cores e tipos de formatação específicos. Se você tiver liberdade para criar documentos por conta própria, siga as regras básicas de formatação profissional.
Por exemplo, selecione fontes e tamanhos que sejam fáceis de ler nas versões digital e impressa. Certifique-se de usar a mesma fonte em todos os lugares para manter a consistência. Alinhe o texto e os elementos de forma consistente. Para evitar texto simples, use parágrafos, margens e espaçamento. Certifique-se de que o texto seja fácil de ler mesmo em um smartphone – evite fontes muito pequenas.
Adicione imagens e elementos gráficos
Você pode aprimorar o arquivo com imagens e gráficos, se necessário. No entanto, evite adicionar material “por precaução” ou para fins estéticos. Considere a relevância da imagem em termos do tópico de seu conteúdo. Use somente elementos de alta qualidade para evitar pixelização durante a impressão e o zoom. O posicionamento da imagem não é menos crucial. Certifique-se de que ela não cubra nenhuma parte do texto.
Garanta a clareza
Revise seu PDF cuidadosamente para garantir que ele seja claro, compreensível e não contenha erros:
- Revise o texto para encontrar erros gramaticais e de pontuação;
- Mantenha um estilo consistente, evite gírias e palavras informais;
- Use uma linguagem clara e simples que seja fácil de entender.
Felizmente, há muitas ferramentas profissionais para revisão. Utilize programas de revisão de IA para localizar e corrigir erros. No entanto, verifique novamente o arquivo por conta própria – até mesmo a IA mais recente pode estar errada.
O que mais é necessário para documentos profissionais?
Vamos supor que seu arquivo esteja pronto. O que fazer em seguida? Há muitas práticas para facilitar o armazenamento, o compartilhamento e a proteção:
- Compactar arquivos. Reduza o tamanho do arquivo com a ajuda de compactadores de arquivos. Dessa forma, você enviará e fará o download mais rapidamente.
- Proteja com senhas. Adicione proteção por senha a arquivos confidenciais.
- Assine PDFs. Sem editores de PDF, adicione uma digitalização de sua assinatura para assinar o documento. Essa é uma maneira rápida de assinar contratos e compartilhar arquivos com clientes e colegas sem imprimi-los.
Por fim, entenda seu objetivo. Defina claramente a finalidade do seu arquivo para determinar sua formatação e conteúdo. Por exemplo, use CTAs e abordagens de marketing para ofertas comerciais e utilize linguagem formal para relatórios e documentos empresariais.
Conclusão
Qualquer trabalho de escritório é impossível sem a criação de papéis e arquivos. Na era moderna, você pode facilmente criar documento online em um conveniente formato PDF. Use esse conhecimento para criar e compartilhar relatórios, apresentações, ofertas de emprego e muitas outras necessidades profissionais.