Todo bom manager sabe que nenhum segundo de tempo dedicado a organizar e estruturar dados e tarefas é tempo jogado fora. Pelo contrário, a organização leva à eficiência e à economia de tempo a longo prazo.
E mais importante ainda: ter o controle das informações, saber onde os dados se encontram e as missões de cada membro de um time – tudo isso ajuda a diminuir o estresse tanto do indivíduo quanto da equipe como um todo.
Parece óbvio e fácil, mas não é.
A prova é o estrondoso sucesso do método de arrumação de casas da japonesa Marie Kondo. A obsessão internacional por esse método que promete que ter uma casa arrumada trará felicidade mostra que a maioria das pessoas têm dificuldade para organizar seus diversos tipos de objetos, tarefas e desejos.
Essa dificuldade se reflete, também, na vida profissional e empresarial.
Se, há alguns anos, o grande problema das empresas era lidar com quantidades colossais de papel, hoje, na era digital, o problema é lidar com quantidades colossais de documentos eletrônicos.
Por um lado, a diminuição de papeis ajuda com a manutenção de escritórios menos abarrotados. Por outro, transporta a bagunça para o ambiente digital, onde pode ser mais fácil ainda perder os documentos de vista, dependendo da (falta de) organização dos locais de armazenamento.
Não à toa têm surgido no mercado variados programas, sites e aplicativos que fazem de tudo para facilitar o fluxo de trabalho para indivíduos e equipes com propostas de “arrumação da casa”, quer dizer, do ambiente de trabalho digital. Para equipes com uma boa capacidade organizacional, essas plataformas operam milagres, pois permitem uma colaboração bem mais eficiente.
Selecionamos aqui algumas ferramentas que tornam o processo de organização mais fluido e que são muito populares entre as empresas.
O G Suite é o pacote corporativo do Google, que funciona completamente na nuvem. Com ele, é possível acessar e personalizar diversos produtos do Google com o domínio da própria empresa.
É possível criar documentos, planilhas, apresentações ou formulários e compartilhá-los automaticamente com outras pessoas através do Google Drive, além de facilmente organizar chamadas de vídeo com o Meet, gerando um link que se integra automaticamente a uma reunião na Agenda das pessoas convidadas.
A Agenda é particularmente útil porque permite que todos os membros da equipe possam consultar o calendário de outras pessoas e saber quando podem entrar em contato, evitando assim comunicações desnecessárias.
O Smallpdf já é um grande conhecido de muitas pessoas que precisam manipular documentos digitais, principalmente PDFs.
A plataforma oferece um conjunto de ferramentas capazes de converter PDF em Word, PowerPoint, Excel e formatos de imagem, e vice-versa, comprimir, juntar e dividir arquivos, numerar ou girar páginas, o que é muito útil para preparar e enviar arquivos para clientes.
As ferramentas estão disponíveis tanto no website, quanto no programa para desktop, que funciona offline. Também existe um aplicativo para celular capaz de efetuar alguns dos mesmos procedimentos do site e de escanear documentos físicos, transformando-os diretamente em PDF.
Para facilitar ainda mais o gerenciamento de documentos eletrônicos, o Smallpdf também possui uma extensão para o Google Chrome e pode ser integrado ao Gmail. Com isso, é possível converter ou comprimir arquivos diretamente na interface do e-mail.
Através do Notion, é possível criar belas visões globais da organização da empresa.
Cada time pode inserir suas funções, missões e projetos, além de perfis dos membros, tutoriais, cronogramas e listas de tarefas. Um grande atrativo é a possibilidade de acrescentar imagens, links, e construir tabelas, planilhas e diversos outros tipos de esquemas visuais diretamente na plataforma.
A interface é simples, mas extremamente completa, com um design clean e amigável. É possível, por exemplo, associar um emoji ilustrativo para cada tópico aberto.
Quanto mais contas em plataformas online, mais senhas difíceis de lembrar.
Para facilitar o trabalho de nossas memórias, o LastPass guarda todas as senhas com toda segurança. O usuário só precisa lembrar da senha mestra do LastPass para poder fazer login automaticamente em todas as plataformas.
Também é possível compartilhar senhas com membros do time, o que é muito útil quando várias pessoas acessam uma conta através do mesmo login.
Bem melhor do que ficar anotando cada senha num papelzinho ou num arquivo sem nenhuma segurança, não é?
O Miro é um grande quadro branco digital, em que é possível fazer brainstorming e mapas mentais em grupo e à distância.
Seus recursos visuais foram pensados para chegar o mais próximo possível da experiência com quadro, canetinhas e post-its tão largamente utilizados por equipes no mundo todo para fomentar o surgimento de novas ideias.
É possível adicionar texto, formas, imagens, post-its, setas e comentários. Nos comentários, dá para marcar um colega para ter certeza de que ele verá a modificação ou para avisar que ele precisa inserir uma opinião sobre o assunto.
Além de facilitar o trabalho em grupo à distância, extremamente útil em situações de home office, uma grande vantagem é que os mapas visuais criados com o Miro não estão fadados ao apagamento. Como são digitais, eles podem ser salvos para serem consultados ou ulteriormente modificados.
