A Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) recomenda ao servidor responsável pela execução de despesas por adiantamento que requeira aos fornecedores dos bens ou prestadores dos serviços que atestem o recebimento do pagamento com a assinatura nos documentos fiscais.
Em resposta à consulta formulada pela Secretaria de Estado de Cultura, Esportes e Lazer no canal “Pergunte à CGE”, a Controladoria argumenta que, embora tal exigência não conste nos instrumentos normativos do regime de adiantamento, é essencial que haja os atestos das notas fiscais e recibos pelos fornecedores e prestadores, comprando que eles, de fato, receberam o pagamento.
Essa necessidade é porque, diferentemente dos pagamentos regulares feitos pela administração pública, nos quais são emitidos documentos de ordem eletrônica de pagamento, no regime de adiantamento esse pagamento é feito em espécie. Dessa forma, o atesto do recebimento pelo fornecedor é uma forma de o servidor responsável pela aplicação do adiantamento se resguardar de que o produto ou serviço foi devidamente pago.
A CGE destaca que a orientação visa aumentar a segurança da comprovação dos gastos. Entretanto, o ordenador de despesas do órgão estadual pode aprovar a prestação de contas se entender que os documentos apensados, sem assinatura da empresa, são suficientes para comprovar a execução da despesa, visto que tal atesto não consta no rol de exigências previstos no decreto regulamentador (Decreto Estadual nº 20/1999).
O regime de adiantamento é um depósito de recurso na conta de servidor para despesas excepcionais do órgão ou entidade de lotação, como aquelas em caráter de urgência ou situações extraordinárias de que possam resultar eventuais prejuízos na prestação dos serviços públicos.
Sobre o assunto, a CGE dispõe de cartilha eletrônica com perguntas frequentes das instituições estaduais e respectivas respostas dos auditores do Estado. A publicação objetiva orientar os agentes públicos sobre as regras legais de concessão e prestação de contas de adiantamento, bem como esclarecer dúvidas dos pontos que ainda não foram contemplados em legislação.
