A empresa de tecnologia da informação, ServDigital, apresenta soluções e metodologias para a conversão do acervo de documentos físicos em formato digital seguro para médio e grandes volumes, após a Portaria 315 do Ministério da Educação, que passou a exigir no prazo de dois anos para que todas as instituições de ensino superior (IES) tenham seus documentos físicos convertidos para o meio digital.
Com a Portaria 315 tanto as IES, quanto suas mantenedoras, agora são obrigadas a manter, sob própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes.
São documentos como grade e matriz curricular, calendário acadêmico, histórico escolar, avaliações, atividades complementares, ofertas de disciplinas, processo seletivo, entre outros, que deverão estar disponíveis digitalmente dentro destes 24 meses.
Essas informações têm de estar armazenadas em um acervo acadêmico, que nada mais é do que um conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior do sistema federal de ensino, com informações da vida acadêmica dos estudantes, e necessários para comprovar seus estudos.
Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser implantado.
O acervo acadêmico deverá ser digital, e sendo assim, o modo da conversão e preservação dos documentos para o meio digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
A solução adotada pelas IES deve atender os seguintes critérios: ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital; contar com uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital; método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis da mantenedora e sua mantida para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo (assinatura digital).
A empresa de tecnologia da informação, ServDigital, está ciente dos desafios impostos pelo MEC, e preparou soluções e metodologias para a conversão do acervo de documentos físicos em formato digital seguro para médio e grandes volumes, proporcionando as seguintes vantagens e benefícios:
– Conformidade com a portaria 315 do MEC;
– Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
– Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
– Redução de custo com recuperação e duplicação (reduz o uso de papel);
– Integração de dados ativos e históricos;
– Segurança do acervo digitalizado;
– Possibilidade de gerenciamento e arquivamento de processo de cadastros do Prouni, com automatização da triagem dos pré-aprovados, registro e até a verificação do resultado final, otimizando o envio a um analista das inscrições.
Além de soluções para digitalização de documentos, a empresa é especialista em diversas áreas da tecnologia da informação, como segurança da informação.
Serviço
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