Segregação de funções é um termo técnico muito utilizado nos trabalhos de auditoria e controle preventivo da Controladoria Geral do Estado (CGE-MT). Mas o que é isso exatamente? Como a segregação de funções se materializa? Qual a sua relevância?
Em linhas gerais, a segregação de função é um princípio do controle interno que estabelece a separação de atribuições entre servidores distintos nas várias fases de um determinado processo. No trâmite para aquisição de bens e serviços, por exemplo, este princípio estabelece que cada etapa de processamento da despesa (autorização, aprovação, execução, controle e contabilização) deve ser desempenhada por diferentes agentes públicos.
“A segregação de funções tem como benefício a prevenção de erros, omissões, fraudes e o uso irregular de recursos públicos. Para evitar conflitos de interesses, é necessário repartir funções entre os servidores para que não exerçam atividades incompatíveis, como executar e fiscalizar uma mesma atividade”, destaca o secretário-controlador geral do Estado, Emerson Hideki Hayashida.
Nas periódicas avaliações de controle interno realizadas pela CGE-MT nos órgãos estaduais, os auditores destacam a importância da preservação desde princípio. “Nos termos do artigo 14 do Decreto Estadual nº 20/1999, o atesto de que os serviços foram prestados ou de que o material foi recebido pelo órgão deverá ser realizado por servidor, que não seja o responsável pelo adiantamento, devidamente identificado”, pontua a CGE em uma das avaliações de controle interno.
A título de exemplo, estão em desacordo com a segregação de funções situações como: o chefe do Setor de Licitações e Contratos elaborar o projeto básico e atuar no processo como pregoeiro; o pregoeiro e a equipe de apoio à licitação realizar trabalho de comissão de recebimento de materiais etc.
O princípio da segregação de funções é essencial ao controle interno e, por isso, consta em diversas publicações técnicas dos órgãos de controle, tais como: Manual de Auditoria do Tribunal de Contas da União (TCU), Manual da Controladoria-Geral do Estado de Tocantins (CGE-TO), Cartilha de Orientação sobre Controle Interno do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCE-MG).
Entretanto, a segregação de funções não é um princípio absoluto. Segundo o secretário-adjunto de Controle Preventivo e Auditoria da CGE-MT, José Alves Pereira Filho, para ser colocado em prática, precisa ser sopesado com outros princípios do controle interno, como o custo-benefício.
“Existe um outro princípio, de que o custo não pode ser maior que o benefício, que pode confrontar com o da segregação de funções. Por isso que o gestor deve ponderar. Em determinado órgão (pequeno) estabelecer essa segregação de função pode resultar em um custo muito alto. Por isso, seria admitido que o mesmo agente pudesse cumprir mais de uma fase do processo, desde que não sejam confrontantes. Assim, embora não recomendável, é possível que, em casos específicos, em que o custo da segregação da função será maior que o benefício, o servidor que elaborou um termo de referência, por exemplo, pode também realizar a fiscalização do contrato”, explica o adjunto.
