A Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) realizou neste mês de junho a primeira eliminação de documentos institucionais de sua história de 40 anos. Foram avaliadas e eliminadas 62 caixas box com 306 quilos de material referente aos anos de 2008 a 2013. O descarte foi executado com base nos conceitos e procedimentos estabelecidos na Lei Federal nº 8.159/1991.
Foram eliminados os seguintes documentos intermediários: diárias; missões fora da sede, tais como viagens a serviço no país; liberação de orçamento; pedidos, oferecimentos e informações diversas; comunicação e informes; limpeza e imunização; locação, arrecadação, comodato; pagamento de fatura e nota fiscal; serviços telefônicos e fax; adiantamentos, concessão e prestação de contas; cessão, doação, permuta; material de consumo.
Na Tabela de Temporalidade, que estabelece o conjunto documental ao qual pertence o documento e o seu prazo de guarda e destinação final (guarda permanente ou eliminação), a maioria da papelada que compõe a listagem da CGE está classificada com vida útil de um (01) a cinco (05) anos, a contar da data de aprovação das contas.
A listagem de eliminação foi elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da CGE-MT e publicada no Diário Oficial do Estado do dia 12 de março de 2020 para efeito de transparência e para o caso de haver objeção interna ou externa quanto ao descarte de algum documento.
A eliminação dos documentos ocorreu no dia 04 de junho e foi acompanhada pelo coordenador de Protocolo e Arquivo e presidente da Comissão Permanente da Avaliação de Documentos (CPAD) da CGE-MT, Adelson Luiz da Silva.
Segundo ele, existe toda uma metodologia para que os documentos sejam descartados de forma segura e definitiva. “Precisamos respeitar todo o procedimento que envolve a eliminação de um documento. E, temos que estar atentos ao cumprimento de todo o ciclo de vida do documento, para que possamos depois dar a destinação final determinada na Tabela de Temporalidade”, ressalta o coordenador.
Para que a eliminação de documentos seja devidamente executada, entra em cena a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A Comissão, que deve ser constituída dentro de cada órgão do Poder Executivo Estadual, tem como atribuição acompanhar na integralidade os passos que envolvem todo processo de extinção documental. “A temporalidade dos documentos deve ser sempre observada”, frisa o coordenador.
Ele reforça a importância da preservação documental, porém, expressa a necessidade da atenção prestada ao tempo útil de diversos documentos guardados no arquivo da instituição. “Eliminar processos que já cumpriram seu tempo de vida contribui para uma melhor gestão dos documentos permanentes e para a organização do espaço”, adverte Adelson.
De acordo com a Lei Federal nº 8.159/1991, os documentos elaborados e de propriedade da administração pública podem ser extintos com a devida autorização da instituição central arquivística, o que, no âmbito do Poder Executivo Estadual, é de competência da Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso, unidade vinculada à Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplag).
No site do Arquivo Público, está disponível para consulta a Cartilha Eletrônica de Gestão de Documentos e Preservação da Memória com todo o procedimento que os membros das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos devem observar.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da CGE-MT é composta pelos servidores Adelson Luiz da Silva, Claudimas Ladislau Martins, Isabela Cícero de Sá Davantel Pio, Eliana Cristina Hartmann Macedo, Fabrícia de Arruda Bastos, Jair Monteiro Exórcio, Edevanda Silva de Moraes e André Ramos Gomes da Silva, todos da Controladoria, e Valéria Nassarden Taborelli e Silva, do Arquivo Público do Estado.
